Power BI a CRM

Ako prepojiť Microsoft Power BI a CRM

Ak potrebujeme vytvárať analýzy v Power BI je potrebné mať pripravené dáta, ktoré sprístupníme aplikácii Power BI. Údae v CRM sa spravidla pomerne často menia aj viac krát v priebehu dňa, preto riešenie v podobe pracného jednorázového exportovania a importovania údajov nebude vhodné.

V našom prípade teda využijeme veľmi užitočnú a intuitívnu funkciu zdieľaných pohľadov, ktorú náš systém ponúka.

Použitie vopred pripravených analýz

Pre Vaše pohodlie sme pripravili sadu hotových analýz, ktoré si môžete jednoducho stiahnuť a začať používať:

• Pripravené analýzy pre servisné organizácie: prevziať, popis
• Základné obchodné analýzy: prevziať, popis

Microsoft Power BI desktop

Aby ste mohli pozerať reporty, potrebujete si stiahnuť Microsoft Power BI Desktop aplikáciu. Túto aplikáciu si môžete zadarmo stiahnuť zo stránky Microsoft (url na power bi desktop). Nainštalujte si túto aplikáciu a spustite.

Ak ste si stiahli naše vopred pripravené reporty, súbor sa volá demo_service_report.pbix. Tento súbor si premenujte podľa seba, napríklad nazovfirmy_service_report.pbix. Následne si tento súbor otvortev Power BI Desktop aplikácií (Súbor –> Otvorenie zostavy). Chvíľku potrvá, kým sa načítajú údaje, ale po skončení obnovenia dát už môžete sledovať servisné reporty s našimi demo dátami.

Zmena parametrov (URL)

Ak ste otvorili servisné reporty v aplikácií Microsoft Power BI Desktop s demo dátami a trošku ste sa zoznámili s jednotlivými grafmi, tak je na čase naplniť tieto reporty vašimi dátami z Gram CRM.

V prvom rade si potrebujete meniť zdroje dát z demo dát na vaše dáta. Z menu si vyberte Upraviť parametre (Transformovať údaje –> Upraviť parametre). Po otvorení si tu zobrazia tzv. parametre, ktoré prakticky obsahujú URL na zdroje dát.

V prípade servisných reportov ide o nasledovné parametre:

• URL_SERVICE
• URL_SERV_ITEM
• URL_SERV_ ASSET
• URL_SERV_USER
• URL_ASSET

Každý URL treba teda vymeniť na ten, čo ste dostali z nášho Helpdesku.

URL majú nasledovný formát: https://api.gramcrm.com/<nazof_firmy>/api/v1/sharedView/<dlhy_uuid>.

Ak ste si vymenili všetky URL (parametre), stlačte OK. Údaje sa obnovia a v reporty vidíte s vašimi dátami.

Prezeranie reportov

Ak Vám vyhovuje takto si pozerať vaše servisné reporty, môžete používať Microsoft Power BI Desktop aplikáciu na tento účel. Nabudúce, keď otvoríte reporty, hore v menu si stlačíte „Obnoviť“ a aplikácia si načíta nové údaje z Gram CRM a obnovuje dáta reportu.

Táto metóda ale po istom čase môže byť nepohodlné a časovo náročné riešenie.

Microsoft Power BI – okrem iného – ponúka možnosť zobraziť si reporty online na stránke https://app.powerbi.com/. Zobrazenie reportov ponúka ako službu a teda je potrebné si zato platiť mesačný/ročný poplatok. V čase písania tohto článku služba Power BI pre jedného užívateľa pre potreby online reportov na mesiac stojí 9,99 USD. Viac o tejto službe nájdete na stránke https://powerbi.microsoft.com/

Microsoft Account

Ak chcete využívať službu MS Power BI, najprv je potrebný mať Microsoft Account. Ak taký ešte nemáte, tak tu je návod (url sem na článok), ako vytvoriť. Ak takú máte, tak sa môžete prihlásiť / registrovať na stránke https://app.powerbi.com/.

Publikovanie reportu

Ak máte Microsoft Account, máte aj predplatenú (alebo využívate bezplatné obdobie) na službu Microsoft Power BI a ste aj zmenili URL na vaše reporty, môžete publikovať Vaše reporty v službe https://app.powerbi.com/.

K tomuto treba stlačiť v menu „Publikovať“. Následne v okienku treba zadať údaje vášho Microsoft Accountu (prihlasovacie meno/email a heslo), vyberať si tzv. pracovný priestor, ak ste vytvorili a viete si nahrať vaše reporty.

Používanie App Power BI

Základné nastavenia Power BI

Ak ste publikovali vaše reporty do aplikácie Microsoft Power BI (https://app.powerbi.com/) po prihlásení sa na túto stránku si vyberte vľavo z menu Pracovné priestory – Môj pracovný priestor (alebo ten, kde ste nahrali svoje reporty).

Nájdete tu dva odkazy: jeden na Zostavu a druhú na Množinu údajov. Názov majú podľa toho, ako ste v Power BI Deskop pomenovali svoj report, napriklad nazovfirmy_service_report.

Zostavy

Najprv si pozrieme Zostavy. Po kliknutí sa zobrazia reporty, ktoré ste nahrali aj s dátami. Vľavo vidíte „Stany“, ktoré sú identické s jednotlivými záložkami v reportoch, ktoré ste videli v Power BI Desktop aplikácií. Ak ste prešli reporty a všetko sa zdá byť v poriadku, prakticky ste hotový s reportami a môžete si ich využívať.

Množina údajov

Množina údajov, zhruba povedané, slúži ako zdroj dát. Ako prvý krok si vedľa názvu kliknite na ikonu obnova dát.

Pravdepodobne táto obnova zlýha prvý krát – kvôli vlastnosti Power BI aplikácie.

Preto si kliknite na časť Nastavenia, čím sa dostanete na stránku, kde je možné si nastaviť rôzne parametre a pravidlá obnovenia dát.

Pravdepodobne sa Vám zobrazia chyby pri časti „Poverenia zdroja údajov“. Tu si kliknite na jednotlivé chyby, vyskočí dialógové okno, kde si nastavte „Vynechať testovanie pripojenia“ a stlačte tlačidlo Prihlásiť sa. Toto urobte pri každej chybe.

Následne môžete prejsť na časť „Plánované obnovenie“. Tu si môžete nastaviť, ako často má obnovovať Power BI vaše dáta.

Najprv si zapnite „Udržiavať dáta aktuálne“, čím zapnete aktualizácie. Potom si vyberte Frekvenciu obnovenia (denne), Časové pásmo (UTC+01:00) a môžete si dať aj požadovaný čas obnovy, napr. 09:00 dop. Power BGI bude približne v tomto čase obnovovať vaše dáta (len približne, prakticky niekedy potom). Môžete zadať aj emailovú adresu, kde sa má poslať email, keď zlýha obnovenie dát. Toto si odporúčame nastaviť a dať tam práve to Microsoft Account, ktorú používate. Ak ste s nastaveniami skončili, tlačte tlačítko Použiť.

Ak idete naspať na hlavnú stránku do pracovných priestorov, a stlačíte obnovu dát pri Množiny údajov, dáta sa obnovia: vypíše sa dátum poslednej obnovy a vedľa vidíte, kedy nabudúce bude obnova dát.

Dlaždice

Môžeme si v Power BI aplikácií vytvoriť tzv. dlaždice (Dashboard). Tieto slúžia na to, aby sme hlavné ukazovatele z našich reportov videli na jednej strane. Ak máme málo času, alebo sa nechceme stratiť v dátach, je to užitočná možnosť. Takisto, ak robíte reporty pre vedenie spoločnosti, tí potrebujú vidieť len tie najdôležitejšie veci o chode firmy a nepotrebujú sa hrabať v detailoch.

Kliknite si na vašom pracovnom priestoru hore v menu Nový a vyberte si z menu Tabuľa

Zadajte hocijaký názov, aký chcete, napr. Service Dashboard. Vyskočí potom prázdna strana. Môžeme začať sem ukladať prvky z nášho reportu – tie, ktoré potrebujeme vidieť na jedne strane.

Aby sme to mohli urobiť, choďte naspäť na Zostavy. Vyberte si Stranu, napr. Prehľad servisov v servisných reportoch a vyberte si napr. kruh s počtami servisov v aktuálnom roku.

Následne si kliknite Pripnúť vizuál. V dialógovom okne si Vyberte Existujúcu tabuľku a Vyberte vytvorený Service Dashboard. Stlačte Pripnúť.

Vyskočí okienko s informáciami, že ste pripli niečo na tabuľu a ponúka vám prejsť na tú tabuľu. Kliknite na prejsť na tabuľu.

Na tabuli sa zobrazí časť reportu, ktorú ste pripli. Kliknite do pravého horného roku tejto „pin“ a vyberte si možnosť „Upraviť podrobnosti“. V okienku, ktorá vyskočí, nastavte Názov, napr. „Počet servisov tento rok“. Uložte si zmeny (žlté tlačítko dole Použiť).

Dlaždica zmenila názov a teraz už vieme, o čom to je. Takto postupne si pridajte všetky elementy z reportov, ktoré sú pre vás dôležité a ktoré si chcete pozrieť, keď prídete na túto reportovaciu stránku. Napríklad si môžete vytvoriť nasledovnú tabuľu:

Ak kliknete na niektorú z dlaždíc, dostanete sa na stranu daného reportu. To znamená, že ak Vám nestačí si pozrieť čísla na Tabule (Dashboard), viete si kliknúť na konkrétnu dlaždicu a dostanete sa na report, kde si viete pozrieť podrobnosti.

Posielanie reportov do mailu

Vieme si nastaviť, aby sme si napr. každý deň dostali report do emailu. V časti Dlaždice (Tabule) si vyberme možnosť „Prihlásiť sa na odber“.

V okienku si vyberme možnosť „Pridať nové predplatné“ a nastavme si požadované dátumy, časy, dní a pod, kedy chceme dostať tento report. Nastavme si napríklad denne, o 10 hodín ráno (keďže sme obnovu dát dali na 9 hodín ráno, posielanie môžeme dať na 10 hodín, tým pádom dostaneme už nové dáta). Môžeme si zvoliť aj možnosť „Po obnovení údajov (raz denne)“. Ak sme nastavili všetko, stlačme „Uložiť a zavrieť“. Od ďalšieho dňa budeme dostávať emailom tieto dáta.

Ak máte otázky ohľadne našich Power BI reportov, kontaktujte náš Helpdesk.