Odberateľské a dodávateľské zmluvy

O výhodách evidencie zmlúv priamo v CRM systéme sme písali podrobne v našom článku na našom blogu tu.

Odberateľské zmluvy

Ak zadáte zmluvy do Gram CRM, v prvom rade s tým získate prehľad o Vašich záväzkov. Niekedy aj to môže byť prínosom pre podnikanie, ale v prípade Gram CRM si túto evidenciu vieme využiť aj oveľa užitočnejšie.

Pri zadávaní zmlúv, okrem spomínaného typu zmluvy nezabudnite nastaviť dôležité dátumy ako sú začiatok a koniec zmluvy. V prípade zmluvy o dielo toto zvykne byť striktne určené. Ak ide o zmluvu o poskytnutie nejakej služby, aj tam zvykne byť dátum ukončenia. Keď je tá zmluva na dobu neurčitú, tak dátum ukončenia nechajte prázdne.

Napríklad na pohľade Ročná hodnota podľa Vlastníka po kvartáloch vidíte hodnoty zmluvy v Eur po kvartáloch podľa jednotlivých Obchodníkov (vlastníkov). Hneď vidíte, koľko je zazmluvnených a komu zato môžete vďačiť.

Iný pohľad na zmluvy Vám môže dať graf Hodnota podľa Typu po mesiacoch. Tu si viete pozrieť, v akej hodnote boli podpísané zmluvy na jedno rázové a na opakujúce sa úlohy.

Nevyhovujú Vám grafy v module zmluvy? Žiadny problém, môžete si ich meniť. Alebo vytvoriť si úplne nové. Hociktorý údaj môžete zobraziť v závislosti od hociktorého iného údaja. Môžete si vybrať aj rôzne tvary grafov.

Nezabudnite si nastaviť aj Vášho obchodníka do zmluvy. Ideálne je nastaviť si tam obchodníka, kto danú zmluvu vybavil, alebo je zo zodpovedný, teda toho, komu môžeme priradiť túto zmluvu a komu priradíme virtuálne potom príjem z tejto zmluvy.

Dodávateľské zmluvy

Produkty v zmluvách

Do zmlúv treba pridať aj obsah, teda to, ohľadne čoho je tá zmluva. Túto úlohu si vyriešime pomocou existujúcich produktov. Ak vaša zmluva o dielo je napr. o dodaní dvoch klimatizačných zariadení, tak si vyberte z vašich produktov dané zariadenia, nastavte tam správny počet a dohodnutú cenu. Ak náhodou produkt, ktorý potrebujete neexistuje, odporúčame si najprv vytvoriť si tento produkt a následne ten použiť.

Samozrejme, ak ste si dohodli zmluvne poskytnúť nejakú službu, aj tú službu tam pridajte ako výber z produktov.

Je dôležité nastaviť si správne intervaly pri zadávaní produktov do zmlúv. Ak ide o zmluvu o dielo, kde daný produkt alebo službu dodáte len raz, nastavte tam Period na Jednorázový. Ak zmluvu urobíte na opakujúcu sa službu, nastavte tam interval podľa potreby (mesačne, kvartálne, ročne, polročne). Ak ste sa napríklad zaviazali zmluvne, že automatickú garážovú bránu budete polročne kontrolovať, tak tam treba si nastaviť interval na polročný.

Ako nastaviť cenu na položky do zmluvy

Občas je otázne, ako si nastavím počet a cenu do zmluvy. Ak napríklad idem kontrolovať, alebo servisovať každý polrok dve garážové brány, každú za 50 Eur, tak nastavím do zmluvy 2ks servis x 50 Eur, alebo 1ks servis x 100 Eur?

V tejto otázke môžete postupovať podľa zváženia. Je ale dobrým zvykom si to nastaviť ako 1ks servis x 100 Eur, lebo zmluvu ste si uzatvárali na servis, ako taký, len na mieste to vykonáte dvakrát.

Prehľad zmluvy

Po nastavení týchto údajov, hneď na danej zmluve si môžete skontrolovať celkovú hodnotu tejto zmluvy. Dokonca, ak produkty ste mali nastavené tak, že tam ste si uviedli aj náklady na daný produkt, tak hneď vidíte aj celkový zisk, resp. celkové náklady na túto zmluvu.

Ak ste zmluvu urobili na opakované dodanie tovaru, alebo služby, Gram CRM si rovno vypočíta aj tzv. ročnú cenu zmluvy. Teda, že za jeden kalendárny rok aký budete mať príjem na základe tejto zmluvy.

V Gram CRM je samozrejmosťou, že k hocijakej entite (modulu) môžete nahrávať súbory v rôznych formátoch. Nie je to ináč ani v prípade zmlúv. Kľudne sem môžete nahrávať návrh zmluvy vo Word formáte, ale aj podpísanú verziu naskenovane v PDF. Už nikdy nemusíte potom hľadať v šanónoch, ak potrebujete si rýchlo pozrieť dohodnuté zmluvné podmienky alebo iné údaje v zmluve.

Pohľady zmlúv

V pohľade zmlúv na prvý pohľad vidíte, ktoré zmluvy sú ešte aktívne. Dokonca pomocou rôznych pohľadov môžete si vybrať zobraziť len aktívne zmluvy, moje zmluvy, alebo nedávne zmluvy.

Pri plánovaní budúcich príjmoch iste pomôže údaj hodnota zmluvy. Tá sa zobrazí pri každej zmluve. Na základe tejto hodnoty môžete ľahko získať presný údaj o tom, aké budete mať isté príjmy na budúci rok.